Behalten Sie den Überblick

Ein Artikel von Mag. Rudolf Siart | 21.04.2009 - 14:12

Eine gut organisierte und stets auf dem aktuellen Stand gehaltene Buchhaltung liefert ausgezeichnete Informationen über Ihr Unternehmen. Wie Sie den Informationsgehalt noch weiter verbessern können, zeigen wir Ihnen jetzt.

Zunächst ein Beispiel: Ein Unternehmer vertreibt die Waren A und B an seinen Betriebsstandorten X und Y. Die Waren werden an beiden Standorten zu gleichen Preisen – und daher auch gleichem Rohaufschlag – verkauft.
Der Wareneinkauf erfolgt zentral durch den Geschäftsführer. Jeder Standort verfügt außerdem über einen eigenen Fuhrpark. Am Ende des Jahres ermittelt der Geschäftführer einen Verlust in Höhe von EUR 13.450.
Werden Umsätze und Aufwendungen (Wareneinsatz, Mieten, usw.) ohne Gliederung nach Waren und Standorten erfasst, kann anhand der so erstellten Saldenliste nur eine einfache Deckungsbeitragsrechnung erstellt werden .

Detailinfos fehlen
Anhand der Deckungsbeitragsrechung auf Basis der Saldenliste erkennt der Unternehmer, dass der erwirtschaftete Deckungsbeitrag für die fixen Kosten nicht ausreicht – das Ergebnis ist negativ. Er weiß aber nicht, wo er konkret den Hebel ansetzen soll. Es fehlen die Detailinformationen, um Entscheidungen treffen zu können.
Ziel ist, durch die Gliederung nach variablem und fixem Aufwand bzw. einer tieferen Gliederung innerhalb der Aufwandsarten in der Buchhaltung auf Basis dieser Informationen schnell und mit einfachen Mitteln eine aussagekräftige „mehrstufige“ Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen bzw. eine „Break Even Analyse“ durchführen zu können. Nun gehen wir jene Möglichkeiten durch, die Ihnen zur Verbesserung Ihrer Buchhaltung zur Verfügung stehen.
Die Grundlage für ein aussagekräftiges Rechnungswesen bildet eine ausreichend gegliederte Aufzeichnung von Erlösgruppen nach Ihren Informationsbedürfnissen. Denken Sie bei der Gliederung ihres Rechnungswesens daran, welche Daten Sie für Ihre Deckungsbeitragsrechnung brauchen.

Rechnungen aufgliedern
Die Gliederung des Waren- bzw. Materialeinsatzes sollte entsprechend der Gliederung der Erlöse erfolgen; jede Waren- bzw. Materialgruppe soll daher einer Erlösgruppe zugeordnet sein. Anstatt daher die gesamten Umsätze und den gesamten Wareneinsatz auf einmal zu verbuchen, können beide – soweit dies sinnvoll ist – tiefer gegliedert werden. Dazu gehört auch ein entsprechendes Fakturensystem! Gestalten Sie Ihre Rechnungen daher nach den gewünschten Erlösgruppen in der Buchhaltung, damit sie einfach verbucht werden können!
Zur weiteren Informationsverbesserung für eine „mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung“ ist es empfehlenswert, auch im Bereich der fixen Kosten, insbesondere der direkt zurechenbaren fixen Kosten, auf eine tiefere Gliederung zu achten. Unterschieden werden etwa Bereiche wie Miete/ Betriebsstätte (Filiale), Energiekosten/Betriebsstätte (Filiale) und Betriebskosten je Kfz und Betriebsstätte (Filiale).

Standortvergleich
Werden Umsätze und – soweit sinnvoll und möglich – Aufwendungen nach Waren und Standorten gesondert erfasst, kann anhand der Saldenliste die anschließende „mehrstufige“ Deckungsbeitragsrechung erstellt werden. Der Wareneinsatz je Ware und Betriebsstandort in der Deckungsbeitragsrechnung wurde im Beispiel nicht anhand einer Inventur, sondern anhand der Umsätze kalkulatorisch ermittelt, da die Verkaufspreise und Rohaufschläge – wie angegeben – an beiden Betriebsstätten gleich hoch sind. Das muss natürlich in Ihrem Fall nicht so sein, d.h. die Buchhaltung kann selbstverständlich noch weiter verfeinert werden.Beim Blick auf die Tabelle (u.) können Sie erkennen, dass am Standort X zwar höhere Umsätze erzielt werden, die dortigen fixen Kosten allerdings ebenfalls höher sind. Da der Deckungsbeitrag an diesem nicht zur Deckung der Kosten ausreicht, arbeitet der Standort nicht kostendeckend.

Am Standort Y zeigt sich ein umgekehrtes Bild: Zwar sind Umsätze geringer, die ebenfalls niedrigeren Fixkosten gleichen dies allerdings mehr als aus. Hier wird daher trotz insgesamt niedrigerer Umsätze ein Gewinn erwirtschaftet. Dieser alleine würde sogar ausreichen, um auch unter Berücksichtigung der nicht direkt zuordenbaren fixen Kosten positiv abzuschneiden.
Die Erkenntnisse der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung sind folgende: Der Unternehmer muss am Standort X entweder die Umsätze erhöhen oder die Fixkosten reduzieren oder bei Scheitern der ersten beiden Verbesserungsmöglichkeiten eine Schließung überlegen.
Hier können Sie nun ansetzen, damit unterm Strich das Ergebnis passt.

Deckungsbeitrag

Der „Deckungsbeitrag“ errechnet sich aus dem Umsatz abzüglich variabler Kosten. Variable Kosten sind einem Auftrag direkt zurechenbar und fallen nicht an, wenn der Auftrag nicht durchgeführt wird. Dies unterscheidet sie von den fixen Kosten. Werden Umsätze und Wareneinsatz (inkl. Nebenkosten) je Produkt (-gruppe) aufgezeichnet, kann der Deckungsbeitrag einfach anhand der Saldenliste berechnet werden. Der Deckungsbeitrag ist für die betriebswirtschaftliche Kalkulation wichtig, weil aus der Summe der Deckungsbeiträge die fixen Kosten (Miete, Strom,…) „gedeckt“ werden müssen. Sind die fixen Kosten und der Deckungsbeitrag bekannt, kann umgekehrt der notwendige Umsatz errechnet werden, um einen Gewinn zu erzielen (sog. „Break-Even-Point“).