Zeit ist Geld

Das beiliegende Rechenexempel zeigt, dass man bei der Kalkulation einer Arbeitsstunde zwischen den bezahlten, den geleisteten und den produktiven oder zurechenbaren Arbeitsstunden unterscheiden muss.

Auf die produktiven Stunden kommt es an
Je nach Kollektivvertrag werden gut 2.000 Stunden pro Jahr bezahlt. Aufgrund von Feiertagen, Urlaub und Krankenstand sind die Mitarbeiter nicht zur Gänze, sondern zu gut 80 % im Betrieb verfügbar. Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden verringert sich beim vorliegenden Rechenbeispiel von 2.088 Stunden auf 1.712 oder 82 %. Aber auch diese 1.712 Stunden sind nicht zur Gänze produktiv oder verrechenbar. Es müssen Arbeiten bewältigt werden, die für den Betriebsablauf notwendig sind, sich aber nicht in Geld ummünzen lassen. Diese Stunden nennt man unproduktiv. Gut organisierte Spitzenbetriebe erreichen in Relation zu den geleisteten Stunden etwa 75 % produktive Stunden, Durchschnittsbetriebe sinken auf ca. 65 % ab.

Kosten einer Arbeitsstunde
Geht man im Rechenbeispiel von € 10,– Bruttolohn pro Stunde aus, käme man auf Lohn- und Lohnnebenkosten von € 15,24 je bezahlter Stunde, € 18,59 je geleisteter Stunde und € 24,79 je zurechenbarer Stunde. Berücksichtigt man zusätzlich den notwendigen Arbeitsaufwand für die Verwaltung, so würden sich die reinen Lohn- und Lohnnebenkosten auf ca. € 30,– je zurechenbarer Betriebsstunde erhöhen. Pro Arbeitsminute ergeben sich somit die viel zitierten 50 Cent.
In unseren Branchen werden die durchschnittlichen Lohnkosten zwar unter € 10,–/Stunde liegen. Demgegenüber werden 25 % unproduktive Stunden nicht ausreichen. Geht man von € 7,– pro Arbeitsstunde und 35 % unproduktiven Stunden aus, kommt man ebenfalls auf 50 Cent pro Arbeitsminute. Es geht hier nicht um einen Cent mehr oder weniger, sondern um die Tatsache, dass die Arbeit der bedeutendste Kostenfaktor ist.

Mehr als nur Kosten verrechnen
Will man gewinnbringend arbeiten, muss sich neben den Kosten auch noch ein Gewinnaufschlag auf den Preis umlegen lassen. Als Umlageschlüssel kommen die Arbeit und das eingesetzte Material in Frage. In einem Blumengeschäft wird schwerpunktmäßig versucht, Gemeinkosten und Gewinn über die Waren umzulegen. Hierfür muss mit relativ hohen Aufschlagssätzen kalkuliert werden, denn mit diesem Aufschlag müssen eben auch die Lohn- und Lohnnebenkosten, die Gemeinkosten und der Gewinnaufschlag abgedeckt werden.
Werden Dienstleistungen angeboten, sollte die Arbeitszeit nicht unverrechnet bleiben! Je höher der Dienstleistungsanteil ist, desto wichtiger wird die Kostenumlage über die Arbeit, denn damit kann der Aufschlagssatz bei den Waren entlastet werden. Ganz ausgeprägt ist dies bei Friedhofsgärtnern, bei Innenraumbegrünern, im Pflegeservice oder bei Gartengestaltern.

Kosten einer Arbeitsstunde im Dienstleistungsbereich
Die notwendige Datengrundlage für die Kalkulation einer Arbeitsstunde ist nicht kompliziert. Das Meiste lässt sich aus der Gewinn- und Verlustrechnung herauslesen. Wie das Zahlenbeispiel aus einem Gartengestaltungsbetrieb zeigt, werden kostenseitig die Lohn- und Lohnnebenkosten sowie die sonstigen Gemeinkosten benötigt.
Außerdem müssen der Wareneinsatz, der Aufschlag über die Waren sowie die Erlöse über die Maschinenstunden ermittelt werden. Schlussendlich sind Aufzeichnungen über die bezahlten, geleisteten und verrechneten Arbeitskraftstunden erforderlich. Die Ermittlung der verrechenbaren Stunden macht in der Regel am meisten Mühe. Aber genau dieser Punkt stellt den Schlüssel für den Betriebserfolg dar.

Auslastung ist der Schlüssel zum Erfolg
Aus dem Zahlenbeispiel lässt sich unschwer erkennen, dass sich die Anzahl der verrechenbaren Stunden ganz enorm auf das Endergebnis auswirkt. Liegt der notwendige Stundensatz bei 8.000 verrechenbaren Stunden bzw. 19 % unproduktiven Stunden unter € 34,–, so schnellt er bei 25 % unproduktiven Stunden oder 7.380 verrechenbaren Jahresstunden auf fast € 37,– in die Höhe.

Leider bestimmen nicht die Kosten den realisierbaren Preis, sondern die am Markt realisierbaren Preise die möglichen Kosten. Aus diesem Grund wird jeder erfolgreiche Unternehmer versuchen, seine Kosten zu senken. Wie das Zahlenbeispiel zeigt, besteht eine Erfolg versprechende Möglichkeit in der Erhöhung der Arbeitsauslastung.
Dies gilt für alle Betriebe, denn Arbeit ist einer der wichtigsten Kostenfaktoren. Auch wenn sich naturgemäß betriebsindividuelle Unterschiede wie Lohnquote, Handelsspanne (Aufschläge über die Waren) und die Gemeinkosten auf das Ergebnis auswirken, so verändert sich dadurch nicht das Prinzip. Je größer der Spielraum zwischen Erlös und Aufwand und je höher die Auslastung eines Betriebes sind, desto leichter lassen sich Gewinne realisieren.

Zeitfallen gibt es überall
Schwieriger wird es, wenn die Gewinne nicht den Erwartungen entsprechen. Da wird dann gerne ein Zahn zugelegt. Vielfach wird allerdings nur das Tempo gesteigert, nicht jedoch die Effizienz. Zeitfallen werden übersehen. Wer macht sich schon die Mühe, die gesamte Arbeitsorganisation und vor allem die Kommunikationsstrukturen einer Firma zu überdenken?Diese Liste könnte fast endlos fortgeführt werden. Es geht nicht darum, noch schneller und vielleicht noch kopfloser zu arbeiten. Anstrengung allein genügt nicht. Entscheidender ist, möglichst wenig Energie verpuffen zu lassen. Denken und Motivation sind gefragt. Auch der zwischenmenschliche Umgang ist wichtig. Ohne die Einbeziehung des Personals stößt der Unternehmer schnell an Grenzen.
Die Mitarbeiter wissen oft sehr gut, wo der Schuh drückt. Ziele werden dann am besten erreicht, wenn sie gemeinsam vereinbart und angestrebt werden. Ob dies nun Controlling oder Produktivitätsmanagement genannt wird, ist zweitrangig. Wichtig sind die gemeinsamen Ziele!
Fatal wäre jedoch das Motto: „Sobald wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengung“.